Grado de Multimedia Universitat Oberta de Catalunya
Documentación Audiovisual Grado de Multimedia

Recuperación de documentación audiovisual en bibliotecas y centros de documentación

Daniel García Giménez

En este artículo trataremos cómo buscamos y cómo recuperamos documentación audiovisual en bibliotecas y centros de documentación. En cualquier centro de documentación o en una biblioteca especializada en este tipo de documentos el sistema de clasificación y, por su parte, la búsqueda y la recuperación de la información estarán pensadas para recuperar esta tipología documental. No obstante, este hecho no es tan claro en bibliotecas públicas, universitarias, centros de documentación temáticos o especializados y otras unidades de información, como por ejemplo archivos o museos, que incluyan documentación relativa a un tema concreto en diferentes soportes documentales.

Las colecciones en el conjunto de las unidades de información ha evolucionado enormemente a lo largo de las últimas tres décadas en la totalidad del abanico documental. Las colecciones audiovisuales no son una excepción y ha habido una notable evolución en este tipo de documentos y fondos. El salto hacia la creación de colecciones audiovisuales en equipamientos e instituciones públicas con responsabilidad documental, donde antes no las había, marcó un cambio de enfoque en sintonía con los objetivos nuevos a los que aspiraba el conjunto de la administración, en concordancia con los nuevos tiempos que llegaban, más visuales culturalmente hablando. El periodo histórico de la transición había quedado atrás; el nuevo modelo educativo de la democracia había contribuido a aumentar el volumen de usuarios que pedía un acceso más plural y gratuito a todo tipo de información en cualquier soporte, no solo para finalidades de conocimientos, sino también de ocio. Este hecho trajo una serie de preguntas y de retos que entroncaban directamente con las unidades de información, dentro de los planes de cultura institucionales. Había que concebir y comunicar un nuevo modelo de equipamientos que llamara la atención del usuario y tratara de captarlo y fidelizarlo. Los audiovisuales contribuyeron a posibilitar este objetivo; los cambios que se proponían tenían que ser consecuentes con los cambios sociales y la transformación de los hábitos de consumo.

La evolución de las tendencias en la gestión de la información, la fuerza con la que las TIC han incitado a replantear cambios de conceptos y el empuje de un nuevo modelo de unidad de información pública, más moderno y adaptado a los cambios sociales y tecnológicos que ha experimentado nuestra sociedad, han acompañado al aumento porcentual de ejemplares de documentos en varios formatos en el conjunto de bibliotecas, centros de documentación y otros, y a la creación de unidades de información especializadas en audiovisuales.

La mayoría de las unidades de información se han reinventado y reubicado a sí mismas reivindicando también su condición de espacio de encuentro, de ocio a través de la cultura, con cabida para nuevos soportes y acceso a las nuevas tecnologías. La infraestructura técnica de los equipamientos incluye a menudo equipos audiovisuales, equipos informáticos para nutrir salas de ofimática, internet y consulta de los catálogos en línea, así como conexión wifi. Y, como no podía ser de otra manera, se instalan aparatos para la consulta en sala de documentos audiovisuales, reproductores de televisión e incluso salas de cine integradas por proyecciones.

El proceso de búsqueda

Tendemos a entender la documentación audiovisual, todavía más si hablamos de multimedia, como algo cada vez más accesible a distancia a través de la red. Seguramente es cierto que la tendencia natural de este tipo de documentación es estar cada vez más en línea. Pero para ser accesible a través de la web es necesario que el documento haya sido digitalizado de alguna manera. Y, hoy por hoy, estamos lejos de poder afirmar que todo está digitalizado. Más adelante veremos que se puede acceder al catálogo de la Filmoteca de Cataluña en línea. Ahora bien, esto no quiere decir que todos los documentos estén digitalizados o se puedan consultar por internet. Hay que aclarar que en el amplio mundo de las imágenes de archivo hay mucho material de trabajo conservado todavía en cinta y en formatos que hoy ya no se usan habitualmente.

Un documento que forma parte del catálogo de una unidad de información ha sido previamente catalogado, es decir, descrito intelectualmente a través de un sistema de descripción controlado para poder ser clasificado con posterioridad, buscado y recuperado por el usuario.

Como paso previo para iniciar una búsqueda hace falta en primer lugar determinar las necesidades de información. El proceso de búsqueda es el procedimiento documental mediante el cual podemos obtener el conjunto de informaciones y documentos necesarios para resolver cualquier problema de investigación o información que se nos plantee. Una búsqueda documental responde siempre a unas necesidades de información previas, de modo que se puede considerar cualquier operación de búsqueda como la respuesta de un sistema a una demanda presentada con anterioridad a través de unas necesidades de información.

Es por lo tanto necesario, para establecer unos criterios de búsqueda, la definición de los objetivos y finalidad de la búsqueda, concretando lo que ya sabemos sobre el tema destacando qué aspectos son relevantes para nosotros. Una vez hecho esto, hay que poner unos límites a la busca de carácter cronológico, temático, de soporte documental y otros que nos ayuden a acotar al máximo tanto nuestro objeto de estudio como los resultados que obtendremos en la busca.

Llegados a este punto hay que formular la estrategia de busca o los procedimientos lógicos que permitan obtener los resultados deseados. En este punto, y dadas las facilidades que los profesionales de la información ponen al servicio del usuario, en la mayoría de las ocasiones el hecho de buscar se reduce a elegir el instrumento de búsqueda entre los que el centro dispone y a los cuales se puede tener acceso. Será necesario pues adentrarse en el mundo de los catálogos informáticos y las bases de datos.

 

Base de dades Singuerlín

Fuente: Elaboración propia. Base de datos del Fondo Especial de Cine de Autor de la Biblioteca Singuerlín – Salvador Cabré confeccionada con Ant Movie Catalog.

 

La mayoría de los catálogos permiten búsquedas simples, pero si queremos acotar y recuperar documentos con criterios de búsqueda acotados por soporte documental, entre otros, podemos usar la búsqueda avanzada. En la imagen podemos ver cómo en el catálogo Aladí de la red de bibliotecas municipales de la Diputació de Barcelona se pueden establecer criterios de busca con operadores booleanos y limitar los resultados por medio de una serie de filtros.

 

ejemplo catálogo

 

Una búsqueda que emplea booleanos efectúa una ecuación de búsqueda que consiste en relacionar los diferentes términos mediante los llamados operadores lógicos o booleanos. Hay otros, pero los más frecuentes y relevantes suelen ser O u OR, Y o AND y NO o NOT. Veamos un ejemplo:

 

booleana cast

Habrá que indicar al sistema qué operador es el preferente para poder recuperar el resultado más relevante en nuestra búsqueda. Muchos sistemas de búsqueda y recuperación de información en internet (buscadores, metabuscadores, etc.) utilizan los paréntesis. El sistema recupera primero los documentos que tratan de los términos que están dentro del paréntesis, y de este subconjunto resultante solo seleccionará los documentos que también incluyan el término fuera del paréntesis. En cambio, los catálogos han definido a través de formularios las posibilidades de búsqueda.

En algunos casos las búsquedas en catálogos pueden contar con otros tipos de atajos que nos permite el sistema. En el caso, por ejemplo, de la biblioteca virtual de la UOC se pueden usar los llamados comodines o truncamientos. Tal y como se indica en la propia interfaz del catálogo, las palabras se pueden truncar por la derecha utilizando un asterisco («*») para sustituir otros caracteres. El comodín «*» también se puede incrustar en una cadena de búsqueda y se puede emplear «?» para sustituir un único carácter en cualquier lugar dentro de una palabra.

UOC castellà

 

Otro punto fuerte del catálogo de la biblioteca virtual de la UOC es el agrupamiento. Así lo define la propia interfaz de UOC: “Los resultados de las buscas por palabra clave a menudo están agrupados por relevancia para mostrar los títulos más relevantes al principio de la lista. Cada grupo representa un nivel similar de relevancia y los resultados se ordenan dentro del grupo por fecha o título. Para obtener un conjunto de resultados no agrupado, utiliza operadores booleanos para formar una consulta compleja”.

El paso hacia la especialización

Una vez indagado un poco sobre el tema y buscado los primeros resultados en los catálogos de las unidades de información de carácter generalista, podemos ver si los resultados obtenidos son suficientes para el logro de los objetivos planteados en nuestra búsqueda de información. En el supuesto de que necesitemos más, podemos reorganizar nuestro planteamiento inicial estableciendo nuevos puntos de vista más específicos o interdisciplinarios y plantearnos empezar a investigar las unidades de información especializadas, como por ejemplo los centros de documentación.

Estos tipos de unidades de información reúnen, gestionan y difunden la documentación de un área del conocimiento determinada. Los centros de documentación presentan similitudes con las bibliotecas especializadas a pesar de que se caracterizan por el tratar de llegar más allá en el análisis de la información y amplitud de la tipología documental indexada sobre temas específicos. Sus funciones son seleccionar, analizar, recuperar y difundir la información. Utilizan las nuevas tecnologías para realizar el tratamiento de la información y para el acceso en línea a otras bases de datos y documentos electrónicos.

Para cumplir sus funciones, su estructura interna prevé la dotación suficiente en cuanto a recursos para el estudio de los fondos existentes y elaboración de catálogos, así como las tareas de clasificación, catalogación e indexación. Los datos reciben tratamiento informático mediante el que se ingresan datos en el sistema para su posterior recuperación. A modo de ejemplo de unidad de información centrada y dedicada al mundo audiovisual, y al cine en particular, veremos un breve estudio de caso sobre la Filmoteca de Catalunya.

Filmoteca de Catalunya

Según la información accesible en su página web, la Filmoteca de Catalunya nació en 1981 y tiene como misión principal “la recuperación, la conservación, la investigación y la difusión de las películas y las obras audiovisuales, así como de los materiales, documentos, equipos y cualquier otro elemento que sea de interés para el estudio del cine y el audiovisual en general, y del cine catalán en particular”.

Esta misión, tal y como la define la institución, supone el hecho de asumir la función patrimonial en cuanto a la documentación fílmica en el ámbito de Cataluña e implica “la recopilación y custodia de documentación cinematográfica y audiovisual, así como de los materiales técnicos y de los aparatos que sea conveniente conservar desde un punto de vista histórico y cultural”.

En este sentido, el Parlament de Catalunya otorgó a la Filmoteca de Catalunya, a través de la Ley 20/2010 del Cine, las funciones de “recuperar, preservar, catalogar y restaurar el patrimonio fílmico y documental, e investigar y apoyar la educación y la difusión de la cultura cinematográfica”. Además de la mencionada función patrimonial, también se prevé la difusión de la cultura audiovisual a través de una dinámica de actividades, ciclos de proyecciones, publicaciones y otras.

 

filmoteca

Fuente: <http://www.filmoteca.cat/web/>

 

Garantía de conservación

La Filmoteca de Catalunya es una entidad pública que, tal y como ella misma explica en su web, “depende del Institut Català de las Indústries Culturals, ICEC, que es una entidad de derecho público adscrita al Departament de Cultura de la Generalitat de Cataluña. […] A la vez, la Filmoteca de Catalunya mantiene varios vínculos de colaboración con entidades y empresas del sector audiovisual y cinematográfico de Catalunya y del resto del mundo. Estas colaboraciones, que toman formas diferentes, permiten enriquecer el trabajo de la Filmoteca en favor de la difusión del cine y de la conservación y restauración del patrimonio fílmico”. Esta asociación entre la gestión pública y el trabajo en colaboración con entidades privadas es un ejemplo interesante de proyección de futuro en cuanto a la gestión y conservación del patrimonio.

La gestión y la conservación de los documentos audiovisuales de la filmoteca recae en su archivo, el Centro de Conservación y Restauración ubicado en Terrassa. Según la propia institución, la colección actual de la Filmoteca consta de 170.435 latas en diferentes soportes y formatos, que corresponden a 23.383 títulos y 40.884 documentos. La función de este centro pasa por dar garantías suficientes para conservar los films en el formato y soporte originales en el que fueron creados, ya sea fotoquímico, electrónico o digital. La institución concibe la conservación como la realización de “las actividades necesarias para prevenir o minimizar el proceso de degradación de una película”. Una vez asegurada la conservación, es necesario también garantizar la recuperación de la información, hecho por el que cada documento pasa por un periodo de catalogación previa a la aplicación de las técnicas de preservación necesarias en cada caso, además de conservar los medios suficientes para garantizar la reproducción. A la vez, el centro se preocupa de aplicar las restauraciones necesarias en los documentos y de asesorar a otras entidades para que conserven sus documentos audiovisuales con el máximo de garantías.

Repositori filmoteca

Fuente: <http://filmoteca.cesca.cat/>

Difusión de la cultura audiovisual

La Filmoteca cuenta con una biblioteca que tiene fondos y colecciones audiovisuales, fondo bibliográfico, hemeroteca, archivos patrimoniales, fondo gráfico, videoteca y fonoteca y biblioteca digital, colecciones de objetos y tesoros, y ofrece los servicios de salas de consulta, sala de visionado, acceso a bases de datos especializadas, préstamo, reprografía, búsqueda documental y visitas guiadas. La biblioteca contribuye a la difusión general de la cultura audiovisual, muy especialmente del cine, en paralelo a otros programas y servicios de la institución, como los servicios educativos.

El fondo de la Biblioteca del Cine se puede buscar a través del catálogo BEG de las bibliotecas especializadas de Cataluña, que agrupa hasta 35 bibliotecas especializadas. A través de este catálogo se pueden recuperar monografías, publicaciones periódicas, vaciado de artículos, películas, bandas sonoras, grabaciones de sonido, etc., en todo tipo de soportes. En cuanto al patrimonio fílmico, la institución dispone de otro catálogo llamado Mobydoc. El catálogo de los fondos fílmicos, fotográficos y de archivo de prensa en su totalidad solo se puede consultar en el Servicio de Acceso a la Colección y en la Biblioteca del Cine, pero se prevé que próximamente haya un crecimiento de las colecciones que sean accesibles en línea.

Los proyectos de digitalización de la Filmoteca han dado como fruto un repositorio en línea para recoger, preservar y difundir el patrimonio digital cinematográfico. El repositorio da acceso a una parte del fondo gráfico, que incluye fotos, carteles, cromos, carteleras, archivos personales y fondos de revistas digitalizadas, entre otros.

 

Repositori filmoteca (2)

Fuente: <http://filmoteca.cesca.cat/>

 

La búsqueda de la documentación en el repositorio se puede segmentar por colecciones o “comunidades”, así como por tipologías documentales y categorías propias de los buscadores estándar, como por ejemplo título, autor, materias, etc. Cuenta también con una busca avanzada que permite la utilización de filtros para afinar los criterios y recuperar menos ruido documental como resultado.

cerca filmoteca

Fuente: http://filmoteca.cesca.cat/

 

Bibliografía

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<http://bid.ub.edu/09pons.htm>

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Sóc director de biblioteca pública per la Diputació de Barcelona, consultor docent a UOC de documentació audiovisual i escriptor.

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